3 Gedachten over gemeenten en de transformatie in de informatievoorziening
Onlangs werd mij de vraag gesteld: ‘Wat doet de gemeente met digitale transformatie in het algemeen? En met de Cloud in het bijzonder’. Het antwoord ‘van alles’ is juist en onbevredigend tegelijk. Gemeenten zijn divers, hebben verschillende prioriteiten, zijn van verschillende grootte en werken samen in verschillende constellaties.
Het is dus eigenlijk heel moeilijk een eenduidig beeld te schetsen van digitale transformatie bij gemeenten. Toch is er een gemeenschappelijke lijn te ontdekken als je iets preciezer wilt kijken. Deze gemeenschappelijke lijn hebben gemeenten vastgesteld op de Algemene Ledenvergadering van de Vereniging van Gemeenten (VNG) en staat beschreven in de Digitale Agenda 2020. Gemeenten streven ernaar om open en transparant in de participatiesamenleving te staan, en te werken als één efficiënte overheid, massaal digitaal met maatwerk lokaal.
Vanuit mijn netwerk heb ik gezocht naar een expert, die deze vraag heel precies kan beantwoorden. Dé expert op het gebied van de Digitale Agenda 2020 is: Koen Wortmann. Samen met hem heb ik deze blog voor je geschreven.
1. Gemeenten kennen drie verschillende aspecten van digitaliseren
Wat ik zelf nuttig vind in de Digitale Agenda is dat containerbegrippen ‘informatie en digitalisering’ worden verduidelijkt. We praten namelijk makkelijk langs elkaar heen, omdat we allemaal verschillende beelden hebben bij wat digitalisering is en doet.
Het kan handig zijn om drie verschillende aspecten van digitalisering te benoemen.
- Zo is er een infrastructurele kant van digitalisering, die gaat over servers, netwerken, Cloud, maar ook mobiele telefonie, data, koppelingen, standaarden, (commodity-of-the-shelf) applicaties en ga zo maar door.
- Ook speelt digitalisering bij vrijwel alle werkprocessen van een gemeente een rol, ‘business-IT alignment’ wordt daarom alleen maar belangrijker.
- Verder gaat er een enorme disruptieve kracht uit van digitalisering, dit zien we bijvoorbeeld in het gebruik van sociale media, internet of things en Smart Cities, data-analytics en artificiële intelligentie. De manier van werken van een gemeente kan door dit soort ontwikkelingen fundamenteel veranderen. Het is dus zaak hier voldoende op in te spelen om de aansluiting met de snel veranderende samenleving te blijven houden.
Deze drie verschillende aspecten van digitalisering sluiten elkaar niet uit. Cloud is bijvoorbeeld een infrastructuur én kan ook een disruptieve werking hebben, omdat het tijd- en plaatsonafhankelijk werken veel makkelijker heeft gemaakt.
2. Gemeenten doen samen wat samen kan
Gemeenten werken namelijk steeds meer samen op gebied ICT, het motto van de Digitale Agenda is dan ook ‘samen doen wat samen kan’. Op gebied van infrastructuur uit dat zich in vele samenwerkingsverbanden in diverse regio’s, opschaling van datacenters, maar bijvoorbeeld ook de gemeenschappelijke Informatiebeveiligingsdienst voor gemeenten (IBD) en de collectieve aanbesteding van telefonie waaraan 280 gemeentelijke organisaties deelnemen. Gemeenten raken er steeds meer van overtuigd dat ze zich niet onderscheiden op hun ICT. En dat samenwerken op dit gebied juist leidt tot efficiëntie en ruimte om lokaal de aandacht te besteden aan waar het om gaat: hun lokale inwoners en ondernemers.
3. Optimalisatie, standaardisatie en innovatie bij gemeenten
Gemeenten zijn ook aan het verkennen hoe werkprocessen meer geïnnoveerd, geoptimaliseerd en gestandaardiseerd kunnen worden. Een heleboel taken die gemeenten uitvoeren op gebied van dienstverlening, maar ook in de backoffice, zijn nagenoeg gelijk. Daarom is er veel potentie om werkprocessen te standaardiseren. Dit doen gemeenten ‘bottom-up’, dat wil zeggen dat eerst enkele gemeenten kunnen beproeven of een bepaald werkproces geoptimaliseerd en gestandaardiseerd kanworden, om vervolgens landelijk te kunnen verspreiden. Op die manier kunnen gemeenten van elkaar leren en elkaar verder helpen.
Om goed op innovaties in te spelen, is het idee ook dat een bottom-up benadering het beste werkt. Daarom hebben gemeenten bijvoorbeeld een ‘Pilotstarter’ ontwikkeld, waar ze hun innovaties, pilots en ideeën kunnen delen. Mogelijk leiden enkele van deze pilots uiteindelijk weer tot nieuwe standaarden en nieuwe infrastructuur. Ook doen gemeenten gezamenlijk aan trendwatching om in te kunnen spelen op nieuwe ontwikkelingen.
Ontzettend veel!
Kortom, om terug te komen op de hoofdvraag: wat doen gemeenten aan digitale transformatie? Ontzettend veel! Maar de kern is ‘samen doen wat samen kan’ en inzetten op: collectiviseren, standaardiseren en innoveren. Zo kunnen gemeenten werken als één efficiënte overheid die op een hedendaagse manier in de maatschappij staat.
Hoe kijk jij aan tegen de transformatie van informatievoorziening?
Waar zie jij nog kansen voor gemeenten?
Laat je reactie achter in het commentaarveld hieronder.
Hartelijke groet,
Alexander Meijer
PS Vergeet je niet dit artikel te delen met anderen? Ik ben je daarvoor zeer dankbaar.
Bij zowel de infrastructuur, de werkprocessen als bij wat jullie “de disruptieve kracht” noemen (betekent ontwrichtende kracht), spelen processen van convergeren en divergeren belangrijke rollen. Mogelijk is zelfs te stellen dat wat jullie de “disruptieve kracht” noemen, op te vatten is als de nodige stimulans die de écht intelligente processen nodig hebben.
Van belang is dat ook als het om digitalisering gaat, het evenwicht blijft bestaan tussen divergeren en convergeren. Dat evenwicht in stand houden is mensenwerk. Mensenwerk in dit verband houdt voor mij in dat het van belang is dat de mens zijn taken niet volledig uit handen geeft aan machines.
Bij het verzamelen van informatie langs digitale weg, werk je met parameters en tracking systems. Dat betekent dat het convergeren al zeer vroeg in het zoekproces is in te brengen. Dat kan “bewustzijnsvernauwing” tot gevolg hebben en tunnelvisies, hoeveel informatie ook verzameld wordt. Dit kan een daling van het overheids IQ tot gevolg hebben terwijl diegenen die de machines bedienen steeds tevredener worden over de resultaten die de machines laten zien.
Een goede overheid blijft de discussie voeden op alle niveaus waar die discussies te voeden zijn. Dat houdt de veerkracht van de overheid in stand en toont al gauw aan wie van de mensen die met de machines bezig zijn, gebrek hebben aan veerkracht.
Ik herken wat de auteur zegt: “Samenwerking tussen gemeenten op ICT-gebied en verdergaande harmonisatie is de trend”. Dergelijke samenwerking start met veel (bestuurlijk) enthousiasme en de crux is hoe houd ik dit vast?
Ik heb in de afgelopen periode veel samenwerkingsverbanden op tal van terreinen, niet alleen ICT, zien imploderen. Oorzaken lagen in het licht van gebrek aan mandaat van de programma manager tot onvoldoende control op financiën en ontbreken van een exit strategie. Jammer, want menig verband is ingegeven door goede uitgangspunten als efficiëncywinst etc.
Vanuit bovenstaande context is een “APK-keuring” van een samenwerkingsverband op zijn plaats. Met andere woorden doorlichten, de pijnpunten benoemen en deze beheersbaar maken. Zeker binnen een relatief bestuurlijk gevoelig dossier als ICT geen overbodige luxe, wat mij betreft!