3 Manieren waarop informatisering bijdraagt aan strategische doelstellingen van gemeenten
1. Informatie is de grondstof waar gemeenten mee werken.
Wij hebben als gemeenten meer en meer vertrouwelijke informatie, administratie en documenten in ons steeds digitaler wordende archief. Ik zie informatie simpelweg als de grondstof waar wij mee werken. Gemeenten zijn informatieverwerkende organisaties. Mede daardoor wordt digitale veiligheid steeds hoger op onze gemeentelijke agenda gezet.
Informatie is niet alleen ‘slechts’ een grondstof. Het is ook een grondstof waarvan wij met elkaar vinden dat gemeenten heel veel informatie snel en liefst gratis beschikbaar moeten stellen. Door deze link hebben gemeenten de juiste ICT-voorzieningen nodig, die dit allemaal mogelijk maken. Wij willen dat deze informatie 7 dagen per week, 24 uur per dag beschikbaar is voor onze inwoners en ondernemers. Dit vraagt veel van onze medewerkers, ICT-leveranciers en de applicaties. En niet in de laatste plaats is het essentieel dat de koppeling tussen samenwerkende organisaties voor gegevensuitwisseling vlekkeloos verloopt.
2. Gemeenten bouwen samen met andere overheden aan een GDI.
Overheden hebben een gezamenlijke ambitie om te bouwen aan een Gemeenschappelijke Digitale Infrastructuur (GDI). Die ambitie is voor gemeenten van belang, omdat zij in de publieke sector in ruimte zin midden in ketenprocessen zitten en sterk afhankelijk zijn van een sterke digitale én landelijke backbone.
Met deze beoogde infrastructuur wordt het berichten-, informatie en transactieverkeer geregeld en mogelijk gemaakt tussen overheden, inwoners en ondernemers. Voor de continuïteit van dienstverlening van gemeenten aan haar inwoners en ondernemers is dit bouwen aan en sturen op één GDI van belang. Op deze manier wordt gezorgd voor een digitale infrastructuur, die veilig en efficiënt is. Daarnaast benadrukt dit ook dat de Nederlandse overheid als één overheid naar buiten treedt richting haar inwoners; met gemeenten als meest nabije overheid. Gemeenten gebruiken deze GDI straks als basisarchitectuur, om zaakdossiers op te bouwen, gegevens uit te wisselen, te controleren en te handhaven. En hiermee voorkomen wij samen voor inwoners en ondernemers onoverzichtelijke en verwarrende situaties.
3. Digitalisering van dienstverlening is en blijft ook nog steeds mensenwerk.
Het zijn spannende tijden voor medewerkers in een gemiddelde gemeentelijke organisatie. Hun werk – zoals ze dat kenden – verandert steeds sneller. Aan de ene kant ontstaat met de standaardisatie van eigenlijk alle samenhangende werkprocessen van gemeentelijke dienstverlening en het steeds verder daadwerkelijk digitaal werken er een hang naar een digitale perfectie (rationeel). Aan de andere kant is het een continu zoeken naar maatwerk, de persoonlijke of menselijke touch. Door het onderhouden van persoonlijke relaties en het aansluiten op de werkelijke vraag van de inwoner of ondernemer, maken gemeenten met een hoge klantwaardering uiteindelijk het verschil (emotioneel). Het uitwerken van een goed overall programma is essentieel om deze spannende periode ongeschonden door te komen; ondanks dat de winkel open is tijdens deze ingrijpende en niet te stoppen vernieuwingen.
Wie zelf bij gemeenten heeft gewerkt of werkt, weet hoe weerbarstig deze spagaat kan zijn voor medewerkers. Voor medewerkers is hierdoor voor hun gevoel steeds minder ruimte voor eigen invulling. En verwachten wij als management ook dat zij de uitzonderingen op de regel kunnen blijven herkennen. Het trainen en leiden van deze medewerkers om te handelen vanuit de bedoeling en vanuit het algemene belang is dan ook een opgave op zichzelf.
Tot slot
Nu is mijn vraag aan jou…
Als je slechts aan één van deze manieren van informatisering kon inzetten in een gemeente, WELKE manier zou je kiezen en WAAROM?
Laat het ons alsjeblieft weten in het commentaarveld hieronder.
Ik ben heel benieuwd.
Hartelijke groet,
Alexander Meijer
P.S.: Deel dit artikel met je Facebook vrienden, LinkedIn contacten, Twitter volgers en Google+ circles via de share knoppen hieronder, zodat ook de mensen in jouw netwerk profiteren.
Digitale gegevens sla ze AUB op in een bestaand werkend pakket. Als een gemeente uitgaat van een standaardpakket en dat geheel aan zijn wensen laat aanpassen, heeft die gemeente bij de volgende uitgave weer hetzelfde probleem. Op die manier lopen de ICT uitgaven uit de hand.
Ik hoop dat de medewerkers de digitale achtergrond als basis gebruiken voor het onttrekken van gegevens. Het voordeel is dat de gegevens op het scherm op te roepen zijn en dat er papierloos gewerkt kan worden. Daarbij hoop ik dat de medewerkers vervolgens de menselijke maat toepassen bij het nemen van besluiten. Dit op basis van de digitale gegevens. Ik werk zo al sinds 1986 met beheergegevens van wegen.
Een ander probleem is de beveiliging van de persoonsgegevens in deze brei van gegevens. Hoe voorkomt de gemeente dat de gegevens op straat komen te liggen? Ook hier zijn medewerkers zelf persoonlijk voor verantwoordelijk. Als een niet-geautoriseerd persoon via een wachtwoord van een medewerker in het systeem kan komen, kan deze geïnteresseerde soms veel dieper in de bestanden dan de medewerker zelf ooit is geweest. Dit omdat de medewerker nooit de ambitie heeft gehad te onderzoeken tot welke gegevens hij kan komen. Die medewerker doet altijd gewoon zijn werk.
Ik kies voor “Digitalisering van dienstverlening is en blijft ook nog steeds mensenwerk.” Omdat digitale data suggereren dat er sprake is van perfectie en/of transparantie. En dat gaat in de praktijk niet:
# lukt niet
# is niet probleemoplossend
# belangenafwegen is nog steeds mensenwerk, dat kunnen data niet.
Dankjewel Liesbeth voor je duidelijke keuze! Helemaal eens.
De ontwikkelingen met digitalisering gaan overigens wel heel hard. Of het maken van belangenafwegingen over twintig jaar ook door digits en robots kunnen worden overgenomen, durf ik niet te zeggen. Over de waarschijnlijkheid dat bepaalde banen verdwijnen, is door The Economist in januari 2014 al gepubliceerd.
Als ik je reactie lees, ben ik ook benieuwd naar jouw antwoord op de vraag: Hoe zou jij meer aandacht willen geven aan het mensenwerk in onze overheidsorganisaties?
Nogmaals dank voor je reactie!
Hartelijke groet,
Alexander
Goedemiddag Aad,
Dankjewel voor je uitgebreide reactie! Ook voor jou is digitalisering mensenwerk en kan dat besef bijdragen aan het behalen van strategische gemeentelijke doelstellingen. Ik lees dat je de bewustwording dat digitalisering mensenwerk is en blijft, onderstreept. Je drie voorbeelden zijn exemplarisch!
De voorbeelden lijken ook voor de hand liggend. Wat maakt dat gemeentelijke organisaties niet nog meer leren van dergelijke voorbeelden, zoals jij ze beschrijft? En die lessen dus ook niet gebruiken in het verbeteren van hun bedrijfsvoering?
Hartelijke groet,
Alexander
Alexander,
mijn eerste reactie was: eigenlijk aan alle drie – ze zijn alle drie nodig.
Hoewel de eerste meer een VISIE is, een BESEF – dat moet doordringen bij bestuurders en managers.
De tweede is randvoorwaardelijk – een gemeenschappelijke infrastructuur zorgt ervoor dat gegevens (berichtuitwisseling) gestandaardiseerd kan plaatsvinden en daarmee communicatie optimaal mogelijk wordt.
De derde is eigenlijk het doel: een en twee dragen bij aan dat doel.
Dus de vraag: waar wil je aan bijdragen ? heeft meerdere antwoorden – enerzijds wil ik dat doel ondersteunen, anderzijds zorgen dat die randvoorwaarden worden ingevuld.
Moeilijk kiezen dus…. (voor een informaticus)
Met GDI zijn gemeenten en andere overheden bezig met voorbereiding op de toekomst. Sturing met en vanuit data wordt steeds belangrijker. Burgers gaan ook eisen dat digitale informatie van goede kwaliteit en veilig is, en overal toegankelijk als de individuele burger dat wil – al dan niet met expliciete toestemming.